Kiat Mengelola Restoran

Kiat Mengelola Bisnis Restoran 

Menghadapi Bulan Ramadhan

Banyak orang berpendapat bahwa menjalankan bisnis restoran itu mudah dan cepat mendatangkan keuntungan, sebenarnya pernyataan tersebut tidak sepenuhnya benar, tapi juga tidak salah. Seperti halnya bisnis lainnya, dalam mengelola bisnis restoran diperlukan sistem dan prosedur yang benar, serta fungsi kontrol (kontrol terhadap mutu makanan/ minuman, pelayanan dan produksi, kontrol sumber daya manusia). Tanpa fungsi kontrol yang baik, maka sebaik apapun sistem dan prosedur yang dijalankan, restoran bisa jadi ”asal jalan” yang pada akhirnya akan berdampak pada tutupnya restoran tersebut.

Mengapa sering terjadi restoran hanya beroperasi satu tahun atau dua tahun kemudian tutup? Problem utama perusahaan (restoran) tersebut adalah manajemen pengelolaannya yang tidak terkontrol dengan baik, karyawan; restoran sering kali hanya bekerja baik bila dilihat oleh atasannya.

Menjadi seorang Restaurant Manager bisa jadi sangat menarik dan sekaligus merupakan tantangan. Diperlukan pengorbanan, kemampuan berorganisasi, dan kerja keras untuk keberhasilan sebuah operasi restoran. Seorang Restaurant Manager selalu tertantang untuk menjadi kreatif dan inovatif, karena tuntutan konsumen yang terus berubah dan kompetitor yang terus bermunculan.

Mengerti tentang bagaimana cara menempatkan sumber-sumber (sumber dana, sumber daya dan sumber daya manusia) yang tepat guna, akan membantu keberhasilan dan berkembangnya sebuah usaha restoran, bahkan akan membawa keuntungan yang lebih besar. Kalau ada restoran yang gagal atau belum berhasil, masalahnya pasti timbul dari dalam (internal problem) seperti sumber daya manusia (sdm) yang kurang berkualitas atau kurang pembinaan untuk menjadi berkualitas, baik dalam pengolahan produk, penerapan standar pelayanan sampai tidak berfungsinya bagian administrasi sebagai alat kontrol perusahaan.

Ada banyak hal yang harus diperhatikan dalam mengelola restoran

Pastikan karyawan anda mengetahui apa harapan anda (owner). Jelaskan dan beritahukan akan deskripsi kerja setiap karyawan pada saat karyawan mulai bekerja. Peraturan perusahaan, harus diketahui oleh semua karyawan, tentang tata cara operasional restoran yang baik dan benar.

Buatlah ketentuan dan tata tertib tentang tata cara pengolahan menu, standar resep, pengaturan waktu dan hal-hal lain tentang penugasan karyawan pada bidangnya masing-masing, termasuk aspek pelayanan kepada tamu.

Rapat/pertemuan rutin dengan Chef, dan semua kepala bagian terkait untuk, membicarakan problem, saran-saran dan hal-hal lain untuk kemajuan restoran perlu dilakukan. Buatlah standar kerja yang efisien dan bermanfaat, sehingga setiap orang menyadari akan pentingnya produktivitas dan kualitas kerja yang baik. Membangun moral karyawan adalah menjadi syarat mutlak, jika ada karyawan yang kurang menghargai atau tidak menghormati akan norma-norma bekerja, pasti orang tersebut akan memberi dampak buruk pada perusahaan bisnis restoran.

Hindari sikap tinggi hati kepada karyawan, hargai bahwa mereka adalah bagian dari tim kerja anda. Motivasi mereka melalui seminar atau training secara berkala.

Berikan penghargaan, insentif dan tanda lainnya sebagai bentuk apresiasi pada hasil kerja. Buatlah kotak saran, agar karyawan dapat menyampaikan usulan atau pendapat untuk perbaikan perusahaan.

Pastikan pelanggan anda puas pada saat kunjungan ke restoran anda, kalau pelanggan puas dengan mutu makanan, mutu pelayanan dan suasana restoran serta harga di restoran anda, maka pada umumnya mereka akan kembali ke restoran anda dan tentu akan membawa orang lain, baik keluarganya maupun relasinya, yang pada akhirnya restoran berjalan baik.

Ciptakan suasana yang menyenangkan, Arahkan karyawan untuk menghargai tamu-tamu yang datang; berikan pelayanan yang ramah, mutu makanan yang baik sesuai pesanan, Semuanya itu akan memberikan kepuasan kepada tamu-tamu yang datang ke restoran anda. Anda juga bisa meminta tamu mengisi kartu kuesioner (guest comment card) sebagai masukan bagi anda, yang tentunya penting untuk kunjungan – kunjungan berikutnya.

Siapkah anda menghadapi tantangan menjalankan bisnis restoran?
Anda perlu kerja keras untuk mencapai target yang diharapkan.

Bicarakan dengan para kepala bagian tentang rencana dan anggaran yang harus dicapai. Carilah pemasok dengan harga kompetitif untuk pembelian bahan pangan atau barang lainnya di restoran anda. Lakukan kontrol pada biaya belanja dan kebutuhan operasional restoran. Berikan pengarahan dan ciptakan upaya agar setiap karyawan memiliki rasa peduli akan pentingnya memahami biaya-biaya yang timbul pada sebuah operasi bisnis restoran. Perhatikan biaya gaji dan biaya-biaya operasional lain termasuk biaya pemeliharaan peralatan yang ada, sehingga pembayaran-pembayaran bisa dilakukan tepat waktu dan tidak berlebihan.

Kembangkan satu strategi pemasaran yang baik

Pembicaraan tamu dari mulut ke mulut tentang restoran anda akan sangat efektif dan memberi dampak yang luar biasa.
Buatlah iklan yang kreatif yang bisa dilakukan melalui koran, majalah atau brosur, sebagai alat promosi restoran anda. Menawarkan insentif kepada pelanggan, seperti memberikan undangan, atau ”tamu teladan bulanan” dengan difoto dan hasilnya dikirim ke alamatnya, memberikan perhatian pada tamu yang berulang tahun dengan mengundang mereka makan ke restoran akan memberi dampak yang positif pada para langganan, karena mereka merasa diperhatikan.

Perhatikan aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan kerja

Pastikan bahwa restoran anda memperhatikan aspek kesehatan (hygiene & sanitation). Tempat memasak (kitchen) dan ruangan makan (dining area), juga toilet (restrooms), harus terus menerus dibersihkan. Harus ditekankan kepada karyawan agar selalu menjaga kebersihan, mencuci tangan dengan sabun dan air bersih sebelum menjamah bahan pangan, serta menjaga agar peralatan yang digunakan selalu dalam keadaan bersih dan saniter.

Juru masak (cook) harus saksama dalam menyimpan bahan untuk menghindari pencemaran dan kontaminasi terhadap makanan yang disiapkannya.

Hal-hal tersebut sangat penting mendapat perhatian dari semua pihak, khususnya pimpinan top perusahaan agar restoran terhindar dari kemungkinan teguran hingga penyegelan dari pihak berwenang, hanya karena aspek kebersihan dan kesehatan.

Pastikan peraturan restoran anda mengikuti semua peraturan tentang keselamatan kerja. Harus ada pintu darurat, alat pemadam api ringan (APAR) yang diidentifikasikan dengan jelas. Hal ini penting untuk menghindari korban saat terjadi kebakaran atau bahaya darurat lainnya. Pastikan bahwa restoran anda tidak melebihi kapasitas ideal, untuk menghindari suasana yang kurang nyaman.

Jangan ada karyawan yang menjadi penghambat kemajuan usaha restoran anda

Bila ada karyawan yang seperti itu, sebaiknya yang bersangkutan ”disingkirkan”. Karyawan yang sering terlambat atau absen, harus diperingatkan, karena akan merusak suasana kerja. Ketika karyawan yang kasar kepada pelanggan, maka yang bersangkutan harus diberi pengarahan dan bila tidak bisa berubah, harus ditindak. Semua anggota tim kerja harus memiliki semangat dan motivasi kerja yang baik. Bila ada anggota tim kerja yang karena tabiat dan perilaku negatif nya tidak mau berubah, maka secara tegas karyawan dimaksud harus dikenai sanksi atau bahkan PHK.

Mempertimbangkan penggunaan konsultan restoran adalah salah satu alternatif untuk mengatasi berbagai kesulitan yang timbul dalam operasional restoran. Konsultan dapat memberikan evaluasi obyektif terhadap restoran anda, apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan restoran anda. Dia dapat bekerja sama dengan pihak owner dalam hal membuat strategi pengendalian biaya-biaya, meningkatkan target penjualan dan permasalahan yang terkait dengan sumber daya manusia.

Menangkap peluang bisnis restoran

Memasuki bulan suci Ramadhan, biasanya bisnis restoran mengalami kenaikan jumlah pengunjung. Masyarakat memanfaatkan kesempatan bulan Ramadhan ini untuk acara berbuka puasa bersama sambil bersilahturahmi dengan keluarga atau kerabat. Apa saja yang perlu dilakukan oleh para pelaku binis restoran?

Pengelola restoran yang inovatif akan memakai moment bulan Ramadhan sebagai peluang untuk menciptakan kreativitas membuat program buka puasa bersama atau menawarkan program-program lain yang terkait dengan bulan Ramadhan.

Ada bagian/departemen yang perlu diperhatikan menghadapi tibanya kesibukan selama bulan Ramadhan, di antaranya bagian produksi (kitchen) dan bagian pelayanan (service), dua bagian ini adalah menjadi ” jantung dan paru-paru nya” bisnis restoran. Bagian produksi dituntut untuk secara konsisten menjaga mutu makanan/minuman serta kecepatan dalam penghidangan, sementara dibagian pelayanan (service) harus tetap menjaga standar pelayanan, mulai dari keramahan, tata cara melayani tamu (sequence of service) hingga kesiapan mental menghadapi ramainya pengunjung restoran.

Kesemuanya tadi sebenarnya bukan hal yang luar biasa bila pengelola sudah memiliki dan menerapkan standard operating procedure (SOP) secara benar dan konsisten, termasuk secara rutin melaksanakan program pelatihan (training) secara berkesinambungan. Bisnis restoran adalah bisnis yang mengurusi orang ”lapar” yang sangat terkait dengan perasaannya, orang yang mudah emosi dan marah. Oleh karenanya kesiapan karyawan restoran (bagian produksi dan pelayanan) sangat menentukan kelangsungan usaha bidang restoran ini. Sedikit saja sikap dan perilaku pelayan (server/ waiter) yang kurang baik kepada tamu yang datang, maka dampaknya sangat besar pada mutu produk yang dihasilkan atau mutu pelayanan yang diberikan kepada tamu. Pelayanan (service) yang baik pada sebuah restoran adalah apabila restoran tersebut menerapkan standar pelayanan yang benar dan konsisten, mulai dari tamu datang memasuki restoran, diantar ke meja makan, pengambilan pesanan, tata cara penghidangan yang benar dan tepat, perhatian selama tamu sedang makan, hingga tamu membayar dan meninggalkan restoran, bahkan beberapa restoran yang berdiri sendiri dan memiliki petugas security atau parking valet, mereka harus dilatih untuk memberikan sambutan dan layanan yang ramah ketika tamu restoran datang, karena merekalah yang memberikan kesan pertama kepada tamu yang datang.

Memperhatikan persediaan bahan baku dan pengendalian biaya

Hal yang penting dan perlu mendapat perhatian dari pengelola restoran adalah persediaan barang yang cukup, namun tetap dengan melakukan perhitungan atau prediksi akan jumlah pengunjung yang diharapkan datang ke restoran (forecast potential customer). Sehingga persediaan tidak sampai menumpuk (sama dengan menimbun uang mati). Dalam hal ini bagian cost control atau bagian adminstrasi restoran harus bisa memberikan perkiraan jumlah persediaan yang diperlukan.

Semua barang harus disimpan pada tempat penyimpanan yang tepat, misalnya daging, ayam dan sejenisnya harus disimpan pada freezer, bahan bumbu, dan bahan kering lainnya harus disimpan dalam gudang dengan ventilasi udara yang baik, dan terhindar dari serangga atau binatang lainnya.

Setiap penyimpanan barang harus dicatat dalam kartu stock dan dilakukan inventori yang benar pada setiap akhir bulan. Banyak restoran tidak menerapkan prosedur pengambilan barang dari gudang, bahkan tidak melakukan penerapan prosedur gudang yang benar misalnya sistem First in First out (FIFO), jam pengambilan barang dan pengelompokkan barang tidak sesuai jenisnya, misalnya bahan makanan disatukan dengan bahan pembersih dsb.

Setiap bulan biaya produksi (production cost – Food & Beverage Cost) termonitor dengan baik. Harus ada satu orang yang mengelola pekerjaan ini, karena ini menjadi laporan bulanan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memonitor pengendalian biaya/ harga pokok penjualan (Food & Beverage Cost)

Dari sisi pengelola restoran, tibanya bulan Ramadhan, bisa merupakan peluang untuk membangun tali persahabatan dengan para pelanggan, lakukanlah komunikasi dengan para pelanggan, dapat dilakukan pengiriman surat (direct mail), email blash, sms blash atau iklan melalui radio.

Hindari mencari alasan karena bulan puasa, maka pelayanan agak lambat atau stock barang tidak ada, dan problem-problem lain yang sering kali justru mengecewakan pelanggan/ tamu restoran. Kita sudah tahu setiap bulan ada acara-acara keagamaan atau liburan sekolah dan sebagainya, sebagai pengelola restoran kita harus selalu siap dengan membuat program (calender of events).
Anda dituntut kreatif dan inovatif bila anda ingin serius menjalankan bisnis restoran.
Indahnya menjalankan bisnis restoran adalah ketika restoran kita sudah dikenal pelanggan atau masyarakat luas. Untuk bisa dikenal publik diperlukan perjuangan membangun citra (image), bukan saja makanan yang enak, namun juga standar pelayanan yang baik dan benar, dan untuk mewujudkannya diperlukan komitmen serius oleh pemilik atau pengelolanya.

Membuka bisnis restoran tidak bisa dilakukan dengan cara memperlakukannya sebagai bisnis sampingan, mengelola bisnis restoran memerlukan perhatian serius dan sungguh-sungguh, karena bisnis restoran mengurusi kenyamanan pelanggan atau pengunjungnya. Perlakukanlah mereka sebagai mitra usaha yang saling mendatangkan keuntungan.

Selamat menjalankan bisnis restoran, bisnis yang tidak pernah kehilangan konsumennya, selagi manusia masih makan, maka bisnis restoran tidak akan mati, sepanjang diurus dengan baik. 

Oleh Susanto Sukarto
Managing Director SS Restaurant Training & Management Consultant